Apresentação
O AcolheMGA é uma plataforma integrada desenvolvida para auxiliar a organização, registro e acompanhamento dos atendimentos realizados pelas equipes da Política de Assistência Social.
O sistema foi estruturado para substituir controles descentralizados em planilhas, reduzindo retrabalho, melhorando a rastreabilidade das informações e ampliando a segurança dos dados dos usuários atendidos.
A plataforma permite o gerenciamento de Agenda Técnica, Agenda Cadastro Único, Agenda do Educador Social, Visitas Domiciliares, Benefícios Eventuais, Concessão de Benefício Eventual com termo em PDF, Cadastros, Histórico do Usuário, Relatórios/RMA, Central de Pendências, Painel de Controle, Importações, Backups, Manutenção de Logs e registros de auditoria.
Base Fictícia e Dados de Teste
Esta versão de teste pode operar com base fictícia, utilizando nomes, CPFs, telefones, endereços e observações neutralizadas. Esses dados servem para demonstração, treinamento, desenvolvimento e análise técnica sem exposição de dados reais.
A base fictícia preserva a estrutura do sistema, datas, horários, tipos de atendimento, status e vínculos necessários para testar agendas, visitas, benefícios, relatórios e históricos. Ela não deve ser utilizada para atendimento real de usuários.
Quando houver necessidade de análise externa, recomenda-se utilizar backup anonimizado ou base fictícia, evitando o envio de dados pessoais verdadeiros.
Unidades e Ambiente de Teste
O AcolheMGA possui estrutura por unidade, permitindo separar bases como CRAS Santa Clara e Ambiente de Teste. A unidade selecionada define quais agendas, cadastros, visitas, benefícios e relatórios serão consultados.
Usuários comuns acessam a unidade vinculada ao próprio login. Superadmin pode alternar a unidade para configuração, testes, auditoria e manutenção, sem misturar dados entre ambientes.
O Ambiente de Teste deve ser utilizado para validação de novas funções, treinamento e demonstração com dados fictícios. Não deve substituir uma base oficial com dados reais sem autorização institucional.
Segurança da Informação
A proteção dos dados dos usuários é prioridade da plataforma. Cada usuário deve utilizar conta individual, senha própria e acessar apenas as informações necessárias para a finalidade do serviço.
A partir da camada de segurança v0.76, o sistema utiliza senhas armazenadas por hash, troca obrigatória quando necessário, expiração de sessão por inatividade, logout seguro, registro de login, logout, falha de login e ações administrativas.
Não devem ser compartilhadas senhas, exportações, backups, prints ou dados de usuários fora dos fluxos autorizados. As observações devem conter apenas informações necessárias à finalidade do atendimento.
Agenda Técnica
A Agenda Técnica é destinada ao gerenciamento dos atendimentos realizados pelos profissionais da unidade.
A agenda permite agendamento de usuários, busca automática por CPF, preenchimento automático de dados já cadastrados, registro de tipos de atendimento, controle de status, horários extras, encaixes e visualização diária, semanal e mensal.
Quando o usuário já possui cadastro, o campo Nome pode exibir uma lupa para consulta rápida de histórico, próximo agendamento futuro e possíveis pendências.
Agenda Cadastro Único
A Agenda Cadastro Único foi desenvolvida especificamente para os atendimentos relacionados ao Cadastro Único.
A tabela possui campos de horário, status, nome, CPF, telefone, tipo de atendimento, número de pessoas na residência, prontuário e observações.
Assim como na Agenda Técnica, quando o cadastro é identificado, a lupa ao lado do nome pode ser utilizada para consultar histórico recente e informações vinculadas ao usuário.
Agenda do Educador Social
A Agenda do Educador Social é uma agenda separada, posicionada abaixo da Agenda Cadastro Único, com formatação próxima à Agenda Técnica. O arquivo técnico foi renomeado para educator_social_tables.php para deixar claro que o módulo não pertence a uma pessoa específica.
Ela possui horário, status, nome, CPF, telefone, atendimento e observações, além de lupa de histórico, autopreenchimento por CPF, encaixe, visualização semanal e agenda mensal.
Os tipos de atendimento incluem Vale Transporte, Certidões, Benefício Eventual, Identidade (CIN), Documentação Civil, Condicionalidade, Cesta Básica, Demanda Espontânea, Orientação / Encaminhamento e Outros. O módulo pode ser ampliado futuramente para outros educadores sociais.
Visitas Domiciliares
O módulo de Visitas Domiciliares permite organizar, registrar e acompanhar visitas agendadas, tentativas de localização, visitas concluídas e desistências.
As abas Agendadas, Tentativas, Concluídas e Desistências ajudam a separar a situação atual de cada visita, facilitando a rotina da equipe e a identificação de pendências.
Quando houver cadastro vinculado, o campo Nome pode exibir a lupa, permitindo acesso rápido às informações de histórico do usuário e indicação de visita pendente.
Benefícios Eventuais / Demanda Espontânea
O módulo Benefícios Eventuais / Demanda Espontânea organiza a conferência de concessões e demandas finalizadas pela equipe, com filtros por mês e por técnico.
A página apresenta Cesta Básica, Vale Transporte, Certidões, Identidade (CIN), Auxílio Funeral e demais demandas estruturadas para conferência. Por padrão, atendimento finalizado entra como concedido/realizado, podendo ser corrigido manualmente.
No caso de Vale Transporte, a quantidade pode ser estimada a partir das observações e ajustada manualmente, melhorando a precisão dos relatórios mensais e do RMA.
Concessão de Benefício Eventual
O módulo de Concessão de Benefício Eventual permite gerar termo em PDF para assinatura do usuário e registrar a entrega do benefício no mesmo fluxo.
A concessão pode ser aberta a partir das agendas ou da página de Benefícios Eventuais quando o tipo de atendimento for Benefício Eventual, Vale Transporte, Kit Natalidade ou Auxílio Funeral. O botão aparece nas agendas apenas nesses casos, mantendo a coluna de ações com ícones.
Ao salvar a concessão, o sistema considera que o documento foi assinado e que a entrega foi realizada. Por isso, o lançamento já é contabilizado para o RMA e registrado automaticamente no histórico do usuário.
O formulário de concessão deve conter os dados mínimos para identificação do usuário, endereço, tipo de benefício, quantidade, data de entrega, responsável pela entrega e observações do termo. O campo CEP pode preencher rua e bairro automaticamente quando disponível.
Cadastros
Os cadastros funcionam como base central da plataforma e armazenam nome, CPF, telefone, endereço, observações e vínculos com agendas, visitas, benefícios e histórico.
Quando um CPF já existente é informado em uma agenda ou visita, os dados do usuário podem ser preenchidos automaticamente, reduzindo erros de digitação e duplicidade de registros.
A qualidade dessas informações é essencial para o funcionamento correto das agendas, visitas, histórico e relatórios.
Histórico do Usuário
Cada cadastro possui página própria de histórico, funcionando como página central do usuário, reunindo dados cadastrais, observações, histórico automático de atendimentos, concessões de benefícios, agendas e visitas vinculadas.
Quando existir visita pendente ou agendada, o sistema pode destacar essa informação nos dados do cadastro.
A partir da v0.78, acessos ao perfil/cadastro podem gerar log mínimo de auditoria, registrando que determinado usuário acessou determinado cadastro, sem registrar conteúdo sensível no log.
Lupa e Histórico Rápido
A lupa exibida ao lado do nome é um recurso de consulta rápida do histórico vinculado ao cadastro.
Ao passar o mouse ou clicar sobre a lupa, o sistema pode apresentar informações resumidas como atendimentos recentes, próximo agendamento futuro e indicação de visita pendente.
Esse recurso não substitui a página completa de histórico. Para consulta detalhada, deve-se acessar o histórico do usuário pelo cadastro correspondente.
Recursos Externos no Histórico
A página de histórico pode oferecer botões de apoio para agilizar tarefas externas à plataforma.
O botão Pesquisar CPF na SASCWEB direciona para a consulta geral da SASCWEB já com o CPF preenchido, sendo necessário possuir login ativo no sistema externo.
O botão Enviar mensagem pelo WhatsApp abre o WhatsApp Web com uma mensagem inicial para o número registrado no cadastro, quando o telefone estiver em formato compatível.
Painel de Controle
O Painel de Controle concentra funcionalidades administrativas e de perfil, separando recursos conforme o nível de acesso do usuário.
Usuários técnicos podem alterar a própria senha e bloquear a própria agenda. Coordenação, Admin e Superadmin possuem acesso às demais funções administrativas, como usuários, técnicos, importações, backups, logs e manutenção.
As funcionalidades avançadas devem ser utilizadas apenas por usuários autorizados e com compreensão do efeito da ação.
Relatórios
O módulo de Relatórios permite acompanhar a produção da unidade, visualizar dados consolidados e apoiar o preenchimento de instrumentos mensais.
As informações registradas nas agendas, visitas, cadastros, benefícios e histórico subsidiam contagens de atendimentos, benefícios, visitas, ausências, cancelamentos e outras demandas.
Para relatórios confiáveis, é importante manter status, tipos de atendimento e dados cadastrais preenchidos de forma padronizada.
Ferramenta de Importação
A ferramenta de importação permite inserir ou atualizar grande volume de dados a partir de arquivos SQL preparados para a estrutura do AcolheMGA.
Importações devem ser feitas apenas com backup recente e compreensão do conteúdo do arquivo. Arquivos incorretos podem alterar muitos registros de uma só vez.
A seção de importação é marcada como função avançada e não deve ser usada sem conhecimento técnico.
Backups
O backup protege informações contra perdas acidentais, possibilita recuperação em caso de falhas técnicas e contribui para continuidade dos serviços.
Recomenda-se realizar backup antes de importações em massa, atualizações do sistema, limpezas, mesclagens e periodicamente conforme rotina da unidade.
Também existem recursos de backup apenas da estrutura SQL, backup de cadastros e backup anonimizado para análise técnica.
Saúde do Sistema
A página Saúde do Sistema fica acessível a partir do Painel de Controle e reúne diagnósticos de segurança, senhas, cadastros, agendas, visitas, benefícios e inconsistências de uso.
Ela pode apontar usuários sem hash de senha, falhas de login, duplicidades de agenda, cadastros sem CPF, CPF fora de padrão, telefone ausente, visitas sem cadastro vinculado e registros finalizados sem tipo.
As informações dessa página são indicativas e devem ser usadas com cautela. Antes de qualquer manutenção em massa, recomenda-se gerar backup atualizado.
Segurança Técnica e Auditoria
A segurança técnica do AcolheMGA combina autenticação individual, hash de senha, expiração de sessão, invalidação de sessões, controle de perfis e registro de ações relevantes. O objetivo é reduzir riscos de acesso indevido, compartilhamento de conta, manutenção não rastreada e manipulação acidental de dados.
O log de auditoria registra eventos como login, logout, falha de login, alterações de senha, alterações em agenda, concessões de benefícios, importações, limpezas administrativas e acessos mínimos a perfis de cadastro. O log de acesso a cadastro deve registrar apenas o necessário, por exemplo que determinado usuário acessou determinado cadastro, sem copiar observações sensíveis ou conteúdo do atendimento.
Perfis de acesso devem seguir o princípio da necessidade. Técnicos podem realizar ações ligadas à própria atuação, como alterar a própria senha e bloquear a própria agenda, enquanto funções de importação, limpeza, usuários, backups e manutenção permanecem restritas à coordenação/administração. Esse desenho reduz risco operacional e melhora a defesa do sistema em eventual análise de segurança ou LGPD.
Manutenção de Logs e Arquivamento
A Manutenção de Logs permite arquivar ou excluir registros antigos de auditoria para evitar crescimento indefinido da tabela action_logs.
Antes de excluir logs, recomenda-se gerar arquivo de arquivamento, mantendo rastreabilidade mínima para conferência futura. O sistema pode exportar todos os logs, logs recentes ou logs com mais de 60 dias, conforme a necessidade administrativa.
A exclusão de logs deve ser feita apenas por usuário autorizado, após backup, e preferencialmente seguindo rotina institucional definida para retenção e descarte de registros de auditoria.
Organização Técnica do Pacote
A partir da versão 0.81c, os arquivos foram reorganizados em pastas para reduzir a quantidade de arquivos soltos na raiz e facilitar operações em hospedagens compartilhadas, especialmente em ambientes com limite operacional para manipulação de muitos arquivos de uma vez.
A pasta tables/ concentra as tabelas e parciais das agendas. A pasta actions/ concentra salvamentos, buscas, atualizações, exclusões e troca de unidade. A pasta exports/ concentra exportações, PDFs, backups e geração de bases fictícias. A pasta logs/ concentra arquivamento e exclusão de logs.
As páginas principais permanecem na raiz para facilitar acesso direto, enquanto rotinas internas ficam agrupadas por função, diminuindo a quantidade de arquivos visíveis na raiz do sistema.
MySQL e Vantagens em Relação a Planilhas Compartilhadas
Planilhas compartilhadas podem ser úteis em fases iniciais, mas apresentam limitações importantes para tratamento de dados sensíveis.
O uso de MySQL permite controle individual de acesso, menor risco de exclusão acidental, estrutura preparada para múltiplos usuários, backups completos e maior controle de permissões.
Independentemente da hospedagem, recomenda-se manter senhas fortes, restringir acesso a usuários autorizados, realizar backups periódicos e observar normas institucionais de segurança.
Responsabilidade do Usuário
Todo usuário do sistema é responsável por manter sigilo de sua senha, utilizar apenas sua conta individual, não compartilhar informações de usuários atendidos, respeitar a LGPD e observar o Código de Ética de sua categoria profissional.
O uso inadequado do sistema poderá resultar em responsabilização administrativa, ética, civil ou penal, conforme a legislação aplicável.
Considerações Finais
O AcolheMGA foi desenvolvido para apoiar a organização dos serviços socioassistenciais, promovendo eficiência, rastreabilidade e segurança no tratamento das informações.
A utilização adequada da plataforma contribui para melhoria da qualidade dos registros, continuidade dos acompanhamentos e proteção dos dados pessoais dos usuários atendidos.
A equipe deve manter atenção à padronização dos registros, uso correto dos status e consulta do histórico sempre que necessário.